Cas client
La mairie d'Anglet
Comment la ville d’Anglet a-t-elle réussi à fluidifier l'accueil de ses usagers ?
Secteur
Mairie
Où
Pyrénées-Atlantiques
Périmètre
Service Citoyenneté,
Etat-civil, Logement
et Elections
Nombre
d'agents
13
Nombre d'habitants
41 000
Fluidifier l'accueil des usagers
Découvrez comment la mairie d'Anglet a réussi à désengorger l'accueil des usagers grâce à SynBird Agendas & RDVs et SynBird Files d'attente.
Le contexte de la transition
Depuis décembre 2021, la ville d'Anglet utilise les outils SynBird pour optimiser la gestion des rendez-vous et des files d'attente, en réponse à une forte demande post-pandémie. Avant cette transition, le personnel était souvent débordé avec un calendrier numérique classique, entraînant des embouteillages à l'accueil et au téléphone. SynBird a contribué à l'amélioration de la situation, permettant une gestion plus fluide des rendez-vous, ce qui a conduit à son adoption dans les services d'état-civil, d'élections et de logement.
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Une solution pour soulager les agents d'accueil
L'utilisation de SynBird a permis de réduire la pression sur le personnel d'accueil, d'améliorer l'efficacité des services et d'automatiser des tâches telles que la prise de rendez-vous, facilitant ainsi le travail des agents.
Pourquoi Anglet a choisi SynBird ?
Simplicité d'utilisation
Faciliter la prise en main rapide des agents sans connaissance technique.
Flexibilité et évolutivité
Ajouter des agendas et des parcours usagers pour de nouveaux dispositifs au fur et à mesure des besoins (nouveau dispositif de recueil, état-civil, logement, inscriptions sur listes électorales).
Support et accompagnement
Bénéficier de la disponibilité des équipes d'assistance SynBird pour optimiser l'utilisation des fonctionnalités par les utilisateurs.
Personnalisation de la solution
Adapter l'outil aux besoins avec, par exemple, l'ouverture des disponibilités 90 jours glissants à l’avance.
Fonctionnalité préférée ♥
L'automatisation des tâches
L'automatisation des tâches administratives liées à la prise de rendez-vous a libéré du temps pour les agents, amélioré la précision et permis une meilleure gestion des ressources. Le nombre de rendez-vous non-honorés et l'oubli des pièces justificatives a significativement baissé.
Découvrir
Une suite logicielle adaptée
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Bénéfices
Les résultats obtenus
Une hausse significative des prises de rendez-vous en ligne a été constatée, réduisant ainsi la pression sur les points d'accueil physique. En 2024, la tendance s'est inversée : les rendez-vous par téléphone, jusque-là privilégiés, ont cédé la place à une majorité de prises de rendez-vous en ligne
4% de rendez-vous non honoré sur une année grâce aux rappels automatisés par SMS et e-mail
Avec un temps d'attente moyen de 7 minutes pour tous les services, l'accueil est devenu plus efficace, entraînant une augmentation de la satisfaction perçue des usagers.
Moins d'appels pour la prise de rendez-vous, permettant au personnel de se concentrer sur l'accueil en personne et d'autres tâches essentielles
Les agents ont noté une amélioration dans la gestion de leur temps et de leurs conditions de travail. En 2023, 32 % des usagers renseignaient leur numéro de prédemande, contre 53 % cette année, ce qui montre que les incitations portent leurs fruits