Cas client
Gestion des rendez-vous en mairie : le cas de la mairie d'Epernay
Comment la mairie a-t-elle optimisé son organisation interne avec la nouvelle gestion des rendez-vous et des files d’attente ?
Secteur
Mairie
Où
Marne
Périmètre
Service Population
Nombre
d'agents
10
Nombre d'habitants
23 000
Optimiser l'organisation interne en mairie grâce aux rendez-vous et aux files d’attente
Découvrez comment la mairie d'Epernay a transformé son organisation grâce à SynBird Agendas & RDVs et SynBird Files d’attente.
Pourquoi la mairie d’Épernay a changé d’outil de gestion des rendez-vous
Au début de la pandémie de COVID-19, la mairie d'Epernay utilisait un logiciel associé à Microsoft. Les équipes se sentaient souvent débordées, manquant de temps et rencontrant des difficultés dans la gestion de leur file d’attente.
Un outil logiciel de gestion des agendas & rdv pour une meilleure organisation
Avec SynBird, la mairie d'Epernay a pu revoir et optimiser son mode de fonctionnement. SynBird a permis une meilleure organisation autour de l'outil, offrant un gain de temps significatif et un confort de travail accru pour les agents.
Pourquoi Épernay a choisi SynBird pour gérer ses rendez-vous et son accueil ?
Planning en temps réel
Améliorer le confort des agents grâce à la visibilité en temps réel des plannings et disponibilités
Borne d'accueil
Ajouter une borne de gestion pour soulager l'accueil en gérant efficacement le flux de visiteurs
Réorganisation du mode de fonctionnement
Insuffler la révision des processus internes avec le logiciel
Statistiques
Obtenir des statistiques sur son activité pour réagir en conséquence
Interopérabilité
Faciliter l’intégration grâce à la compatibilité avec d'autres systèmes
Fonctionnalité préférée ♥
Réduire les rendez-vous non honorés grâce aux rappels SMS et e-mail
En rappelant aux administrés leurs rendez-vous à venir par SMS et E-mails, la mairie peut diminuer le taux de rendez-vous non honorés, ce qui améliore l’efficacité du service, réduit les perturbations dans l’organisation avec des créneaux horaires non utilisés. Les rappels de rendez-vous, qui sont en plus personnalisés pour l’usager selon les réponses apportées au scénario, contribuent à améliorer la perception globale du service public et la satisfaction usagers !
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Une suite logicielle adaptée
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SynBird, une suite logicielle adaptée
SynBird propose des solutions logicielles dédiées à la gestion des rdvs, des files d’attente, des démarches et des inscriptions en ligne. Une suite complète d’outils conçue pour centraliser les demandes, automatiser les processus et améliorer durablement la relation usager.
Bénéfices
Les bénéfices de la gestion des rendez-vous pour la mairie d’Épernay
Le scénario pour les titres d’identité incite à faire la prédemande en ligne ou avec l’aide d’un écrivain public numérique.
Moins d'appels grâce à la prise de rendez-vous en ligne.
Les rejets de dossiers ont significativement diminué car les usagers apportent l’ensemble des pièces.
Les agents constate une amélioration notable dans leur gestion du temps et leur confort de travail.
Une meilleure répartition du flux de visiteurs.
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