La solution SaaS de gestion des démarches en ligne et de relation à l'usager par SynBird
Outil logiciel de gestion
des démarches en ligne
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sur votre secteur
SynBird Démarches
La solution SaaS pour les démarches en ligne et la gestion de la relation à l'usager par SynBird
Dépôt d'un formulaire
Avec
ou
sans
Pièce jointe
Géolocalisation
Agents ou usagers déposent un dossier dans l’outil en suivant les étapes du scénario concerné (avec pièces jointes, localisation, informations à renseigner etc).
Les démarches accessibles en ligne s’intègrent dans votre environnement numérique pour simplifier l’expérience usagers.
Etape 1
Saisie
Chaque démarche est déposée via formulaire. Il fait l’objet d’un dossier qui est centralisée dans notre outil.
Un canal unique pour gérer l’ensemble des demandes. Le dépôt des pièces jointes et la géolocalisation d’un incident simplifient et fluidifient le traitement.
Création d'une démarche
Analyse de la démarche
Echanges internes et/ou externes
Possibilité de proposer un RDV
Les démarches ainsi créées sont rassemblées dans le back-office SynBird.
1 démarche = 1 dossier.
Un dossier contient l’ensemble de son cheminement depuis sa réception, incluant à la fois le parcours interne (entre les services) et externe (relation avec l’usager). Cela garantit une traçabilité complète des échanges et des flux de données.
Etape 2
Instruction
Le module permet un travail collaboratif avec des échanges intra ou inter services, mais également externes avec les usagers.
Le paramétrage d’un logigramme permet d’éviter les erreurs d’affectation de service et les dossiers égarés, tout en réduisant les délais de traitement.
Validation de la démarche
Edition de documents = attestation, convention
Clôture de la démarche
Envoi de la réponse = mail ou courrier papier
Une fois la demande prise en charge et la réponse donnée, le dossier peut être clôturé dans notre outil.
Il est très simple de suivre les dépôts des démarches au sein des dossiers. Hautement personnalisable, un code couleur peut être préalablement défini par exemple en fonction du motif de la démarche.
Etape 3
Réponse
Des modèles de courriers et d’attestations, incluant les en-têtes et formats prédéfinis, peuvent être intégrés pour l’expédition par e-mail. De plus, un rendez-vous peut être annexé au dossier.
En quelques clics, il est possible de formuler une réponse à un dossier entrant ou de proposer un rendez-vous. Tous les échanges se font en temps réel dans SynBird.
Création de tableaux de bord
Des statistiques peuvent être réalisées et des tableaux de bord créés sur- mesure.
Etape 4
Statistiques
Grâce à la dimension Statistiques de l’outil il est possible de suivre des indicateurs de mesure de performance.
Les Statistiques vous permettent de piloter au mieux votre activité et de suivre le volume de démarches à traiter et déjà traitées, les motifs récurrents, le délai moyen de traitement…
SYNBIRD
DÉMARCHES
SynBird Démarches est une solution pour qui permet la dématérialisation des échanges et un traitement plus rapide et plus précis des différentes demandes.
Atouts
Les points à retenir
Tout ce qu'il faut retenir du module.
Centralisation des demandes
en regroupant toutes les demandes ou requêtes à un seul et même endroit pour faciliter le traitement.
Classification des dossiers
pour trier vos dossiers plus facilement et les rendre lisibles au premier coup d’œil dans votre outil.
Automatisation des logigrammes et workflows
avec des schémas visuels et des processus automatisés pour gérer les étapes et les opération.
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Plusieurs outils sur une seule plateforme
