La solution SaaS de gestion des démarches en ligne et de relation à l'usager par SynBird

Outil logiciel de gestion
des démarches en ligne

#experienceusager #gaindetemps #efficacitéadministrative

Un contact dédié
sur votre secteur

Dépôt d'un formulaire

Avec
ou
sans

Pièce jointe

Géolocalisation

Agents ou usagers déposent un dossier dans l’outil en suivant les  étapes du scénario concerné (avec pièces jointes, localisation, informations à renseigner etc).

Les démarches accessibles en ligne s’intègrent dans votre environnement numérique pour simplifier l’expérience usagers.

Etape 1

Saisie

Chaque démarche est déposée via formulaire. Il fait l’objet d’un dossier qui est centralisée dans notre outil.

Un canal unique pour gérer l’ensemble des demandes. Le dépôt des pièces jointes et la géolocalisation d’un incident simplifient et fluidifient le traitement.

Création d'une démarche

Analyse de la démarche

Echanges internes et/ou externes

Possibilité de proposer un RDV

Les démarches ainsi créées sont rassemblées dans le back-office SynBird.
1 démarche = 1 dossier.

Les demandes peuvent être transmises au service concerné, tandis que des boutons d’action permettent de gérer à la fois les affectations des dossiers et leurs états.

Un dossier contient l’ensemble de son cheminement depuis sa réception, incluant à la fois le parcours interne (entre les services) et externe (relation avec l’usager). Cela garantit une traçabilité complète des échanges et des flux de données.

Etape 2

Instruction

Le module permet un travail collaboratif avec des échanges intra ou inter services, mais également externes avec les usagers.

Le paramétrage d’un logigramme permet d’éviter les erreurs d’affectation de service et les dossiers égarés, tout en réduisant les délais de traitement.

Validation de la démarche

Edition de documents = attestation, convention

Clôture de la démarche

Envoi de la réponse = mail ou courrier papier

Les réponses à l’usager sont formalisées directement dans le dossier, tandis que l’Intelligence Artificielle aide à formuler et à faciliter ces réponses.

Une fois la demande prise en charge et la réponse donnée, le dossier peut être clôturé.

Il est très simple de suivre les dépôts des démarches au sein des dossiers. Hautement personnalisable, un code couleur peut être préalablement défini par exemple en fonction du motif de la démarche.

Etape 3

Réponse

Des modèles de courriers et d’attestations, incluant les en-têtes et formats prédéfinis, peuvent être intégrés pour l’expédition par e-mail. De plus, un rendez-vous peut être annexé au dossier.

En quelques clics, il est possible de formuler une réponse à un dossier entrant ou de proposer un rendez-vous. Tous les échanges se font en temps réel dans SynBird.

Création de tableaux de bord

Des statistiques peuvent être réalisées et des tableaux de bord créés sur- mesure.

Etape 4

Statistiques

Grâce à la dimension Statistiques de l’outil il est possible de suivre des indicateurs de mesure de performance.

Les Statistiques vous permettent de piloter au mieux votre activité et de suivre le volume de démarches à traiter et déjà traitées, les motifs récurrents, le délai moyen de traitement…

SYNBIRD
DÉMARCHES

SynBird Démarches est une solution pour qui permet la dématérialisation des échanges et un traitement plus rapide et plus précis des différentes demandes. 

Atouts

Les points à retenir

Tout ce qu'il faut retenir du module.

Centralisation des demandes

en regroupant toutes les demandes ou requêtes à un seul et même endroit pour faciliter le traitement.

Classification des dossiers

pour trier vos dossiers plus facilement et les rendre lisibles au premier coup d’œil.

Automatisation des logigrammes et workflows

 avec des schémas visuels et des processus automatisés pour gérer les étapes et les opération.

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