La solution SaaS de gestion d’accueil et de gestion de la file d’attente par SynBird

Outil logiciel de
gestion des files d’attente

#gestiondesflux #fluidité #réductiondesdélais

Un contact dédié
sur votre secteur

Signal de l'arrivée

Smartphone

Tablette

Borne

Agents

Édition d'un ticket
numérique

Édition d'un
ticket papier

L’agent d’accueil peut ajouter des commentaires dans l’outil pour spécifier des informations sur l’usager. L’agent traitant les voit à l’écran. Et quand il est prêt, il peut appeler l’usager à le rejoindre pour le rendez-vous.

Etape 1

Arrivée avec ou
sans rendez-vous

Chaque individu, qu’il ait un rendez-vous préalable ou non, doit s’enregistrer pour signaler sa présence. À cet effet, il se voit attribuer un ticket, soit physique soit virtuel, qui confirme son placement dans la file d’attente.

L’usager annonce son arrivée via les moyens de signalement disponibles. Un ticket lui garantit une place dans la file d’attente, et l’estimation du temps d’attente réduit les frustrations.

Appel au guichet

Afficheur LED

Bipeur LED

Écran d'accueil

Arrivée au guichet = démarrage du RDV

salle attente

L’appel de l’usager sera affiché à l’accueil grâce à un écran. L’usager comprendra alors qu’il doit se rendre au guichet indiqué. Cet écran peut diffuser une vidéo, un diaporama et un message d’information.

Une fois l’usager au guichet, l’agent traitant peut démarrer le rendez-vous. Cela actionnera le début du compteur temps et laissera la place à de nouveaux boutons d’actions. La fiche usager s’affiche.

Etape 2

Prise en charge

Lorsque son tour vient, l’usager est appelé par un agent. Une fois arrivé au guichet, l’agent déclenche le début du rendez-vous. Chaque étape est enregistrée pour obtenir un suivi et le monitoring de l’activité.

L’utilisation de matériel multimédia fluidifie l’orientation de l’usager. L’agent, depuis son guichet, initie la session de rendez-vous avec toutes les informations nécessaires pour optimiser le traitement.

Départ de l'usager = RDV terminé

Appel du prochain usager au guichet

Une fois le rendez-vous traité et achevé, l’agent l’indique sur sa session : rendez-vous terminé.

Etape 3

Départ

A la fin du rendez-vous, l’usager repart. L’agent clot le rendez-vous et peut appeler l’usager suivant.

Les rendez-vous s’enchainent logiquement grâce au planning. Le responsable suit l’activité, la durée, le temps d’attente dans l’onglet Pilotage.

SYNBIRD FILES D'ATTENTE

SynBird Files d’attente est une solution moderne et innovante pour améliorer la gestion des flux et l’expérience des usagers au sein de l’administration publique et des établissements de santé.

Atouts

Les points à retenir

Tout ce qu'il faut retenir du module.

Intégration complète

avec SynBird Agendas & RDVs et connexion possible avec d’autres logiciels. 

Gestion optimisée

de l’accueil et de la file d’attente grâce à des files virtuelles et des estimations de temps d’attente directement dans la solution. 

Personnalisation de l’accueil

avec des informations détaillées sur les usagers pour améliorer l’expérience et réduire le stress.

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