La solution SaaS de gestion d’accueil et de gestion des files d’attente par SynBird
Logiciel de gestion d'accueil et des files d’attente pour les collectivités
SynBird simplifie la gestion de l’accueil grâce à un logiciel de gestion des files d’attente avec système de ticketing.
L’outil fluidifie les parcours usagers et réduit les temps d’attente. La solution organise les arrivées avec ou sans rendez-vous, permet l’attribution de tickets aux usagers et les oriente vers le service adapté. Les agents disposent d’une vision en temps réel des flux pour fluidifier les parcours et réduire les temps d’attente.
sur votre secteur
SynBird Accueil
SynBird est la solution moderne et innovante pour améliorer la gestion des files d'attente, des flux et l'expérience des usagers lors de leur visite
Équipements d’accueil multimédia
pour la gestion des files d’attente
SynBird s’adapte à tous les environnements d’accueil grâce à une solution compatible avec les équipements multimédias : borne interactive, afficheur LED, écran d’accueil et machine à tickets. Chaque installation est personnalisable.
Signal de l'arrivée
Smartphone
Tablette
Borne
Agents
Édition d'un ticket
numérique
Édition d'un
ticket papier
L’agent d’accueil peut ajouter des commentaires dans l’outil pour spécifier des informations sur l’usager. L’agent traitant les voit à l’écran. Et quand il est prêt, il peut appeler l’usager à le rejoindre pour le rendez-vous.
Etape 1
Gérer les arrivées et structurer la file d’attente
Chaque individu, qu’il ait un rendez-vous préalable ou non, doit s’enregistrer pour signaler sa présence. À cet effet, il se voit attribuer un ticket, soit physique soit virtuel, qui confirme son placement dans la file d’attente.
Appel au guichet
Afficheur LED
Bipeur LED
Écran d'accueil
Arrivée au guichet = démarrage du RDV
L’appel de l’usager sera affiché à l’accueil grâce à un écran. L’usager comprendra alors qu’il doit se rendre au guichet indiqué. Cet écran peut diffuser une vidéo, un diaporama et un message d’information.
Une fois l’usager au guichet, l’agent traitant peut démarrer le rendez-vous. Cela actionnera le début du compteur temps et laissera la place à de nouveaux boutons d’actions. La fiche usager s’affiche.
Etape 2
Appeler et orienter les usagers au bon guichet
Lorsque son tour arrive, l’usager est automatiquement appelé au guichet via un afficheur LED, un écran d’accueil ou un signal sonore.
Une fois accueilli, l’agent déclenche le début du rendez-vous depuis l’outil. Chaque étape est enregistrée afin d’assurer un suivi précis et le monitoring de l’activité.
Départ de l'usager = RDV terminé
Appel du prochain usager au guichet
Une fois le rendez-vous traité et achevé, l’agent l’indique sur sa session : rendez-vous terminé.
Etape 3
Réduire les absences grâce aux rappels
A la fin du rendez-vous, l’usager repart. L’agent clot le rendez-vous et l’usager suivant est appelé.
Envoi d'une enquête de satisfaction
Réception des résultats et amélioration continue du service
Le rendez-vous terminé déclanche l’envoi de l’enquête. L’usager pourra donner son avis.
Etape 4
Enquête post-visite
À l’issue de la visite, enquête de satisfaction peut être envoyée automatiquement ou manuellement.
Les résultats visibles dans l’agenda et à l’export permettent d’ajuster la qualité du service et d’identifier les axes d’amélioration.
Une mairie qui fluidifie l’accueil de ses usagers avec SynBird
La mairie de Bourgoin-Jallieu utilise SynBird Accueil pour mieux organiser ses files d’attente, suivre les flux en temps réel et faciliter le travail des agents. La solution permet notamment de distinguer les temps d’attente, de suivre la durée des rendez-vous et d’améliorer le pilotage de l’accueil au quotidien.
FAQ sur la gestion de l’accueil et des files d’attente
Un logiciel de gestion des files d’attente permet d’organiser les arrivées des usagers, avec ou sans rendez-vous, de les orienter vers le bon service et de suivre les flux en temps réel. Le choix dépend notamment du volume d’accueil, des services concernés et des équipements disponibles.
Pour fluidifier l’accueil, une collectivité peut combiner prise de rendez-vous, gestion des files d’attente et orientation des usagers. Les tickets numériques, l’affichage des appels et le suivi des temps d’attente permettent de mieux organiser les flux et d’améliorer l’expérience des usagers.
Un logiciel peut notamment proposer des files virtuelles, des tickets papier ou numériques, l’appel des usagers sur écran ou afficheur, l’orientation vers les guichets et le suivi des temps d’attente. Des statistiques permettent également aux responsables de suivre l’activité et d’identifier les axes d’amélioration.
SYNBIRD ACCUEIL
SynBird Accueil est une solution moderne et innovante pour améliorer la gestion des flux et l’expérience des usagers au sein de l’administration publique et des établissements de santé.
Atouts de la solution
Les points clés
de la solution de gestion des files d’attente SynBird
SynBird est une solution de gestion d’accueil et de files d’attente qui s’intègre au sein d’une suite complète de solutions conçues
pour simplifier et améliorer la relation usager.
Gestion optimisée
de l’accueil et des files d’attente grâce aux files virtuelles, à estimation de temps d’attente directement dans la solution.
Personnalisation de l’accueil
grâce à des informations détaillées sur les usagers, permettant d’adapter la prise en charge, d’améliorer l’expérience et de réduire le stress à l’accueil.
SynBird, une plateforme tout-en-un pour gérer la relation citoyen
L’ensemble de vos services citoyens sur une plateforme unique.
