Titres d’identité : gérer les disponibilités de ses agendas et réduire les délais
Aucun créneau disponible ?!? Vous avez certainement déjà lu cette phrase dans votre scénario de prise de rendez-vous au moment de choisir le créneau … et avez constaté la mauvaise nouvelle. Tous les créneaux de prise de rendez-vous ont été réservés. Plus aucun créneau n’est disponible sur la période que vous avez ouverte. Le calendrier des disponibilités est rempli…
Calendrier de disponibilité
Pour agir sur la disponibilité et l’ouverture des prestations dans le calendrier, c’est dans les paramètres SynBird que cela se passe ! Dans les paramètres du service et plus précisément dans les disponibilités vous trouverez comment agir sur ces données et gérer les disponibilités de vos agendas.
Élargir la période de réservation de rendez-vous.
Elle est souvent établie à 60 jours en avance. Mais pourquoi ne pas l’ouvrir à 90 jours à l’avance?! Ajouter 1 mois de créneaux de rendez-vous pourrait réduire la frustration des usagers et augmenter leur visibilité sur l’avenir. Et vous éviter des appels téléphoniques pour des prises de rdv téléphoniques. Pratique pour s’organiser plus facilement, en prévision de la période estivale avec les vacances d’autant plus.
Pour cela, il faut se rendre dans la configuration des rendez-vous et agir sur les jours de disponibilités des créneaux (à combien de jours à l’avance ouvre-t-on la prise de rendez-vous).
Gérer les horaires d’ouverture
Si vous ne souhaitez pas ouvrir la totalité des créneaux, il est également possible de modifier le paramétrage directement sur la gestion de votre amplitude horaire. Par exemple, si vous souhaitez augmenter les délais uniquement sur les créneaux des après-midi pour faire une permanence, c’est tout à fait possible.
Il est nécessaire d’aller directement sur l’onglet modification de créneau. Cliquez sur le créneau où vous souhaitez augmenter l’ouverture du délai pour le modifier.
Ouvrir des créneaux supplémentaires quelques jours à l’avance
Dans l’onglet modification de créneau, vous pouvez ajouter des créneaux de réservation de rendez-vous particulier et modifier l’ouverture de ceux-ci au nombre de jour à l’avance voulu.
RACCOURCIR DES RDV DéJA RESERVéS
Pour libérer du temps et ajouter des disponibilités, il est possible de réduire des rendez-vous déjà pris à 15 minutes plutôt que 30 minutes sur un DR par exemple. L’horaire de début ne change pas et n’impacte pas les usagers qui ont déjà réservé. Si votre organisation en interne le permet cela libérera des créneaux pour de nouveaux usagers.
Éviter LES DOUBLONS
La vue « Doublons » dans les agendas permet maintenant aux agents de visualiser en un clin d’œil tous les usagers qui ont pris plusieurs rendez-vous pour une même prestation dans leur commune ou une autre.
Du côté des usagers, ils liront un message d’alerte « rendez-vous similaire » quand ils réserveront une nouvelle prestation afin de l’annuler ou non à cette occasion.
SE CONCENTRER SUR LES RENOUVELLEMENTS DE TITRES PERIMES
Conformément à la demande ANTS, un message temporaire est ajouté dans les scénarios de rendez-vous CNI/Passeport afin de prioriser les renouvellements de titres périmés et non pas les titres pour raison de changements d’adresse, titres encore valides.
Pour vous accompagner dans les manipulations et installations de l’outil, l’assistance SynBird reste disponible pour vous guider. Des tutoriels et guides mode d’emploi sont à disposition dans notre outil onglet Aide.
Délai moyen pour prendre rendez-vous
Une nouvelle statistique est en ligne dans l’espace pro de nos utilisateurs. Il s’agit du délai moyen avant la première disponibilité de prise de rendez-vous. En un coup d’œil vous prenez connaissance du temps à patienter pour qu’un usager réserve un créneau le plus rapidement. Vous pouvez le comparer avec le délai moyen d’attente. Ces statistiques facilitent l’analyse de votre activité passée.
La première disponibilité à proximité
Cette possibilité réjouira certainement vos usagers qui se creusent la tête pour obtenir un rendez-vous le plus vite possible. Il vous faut aller dans app.synbird.com , renseigner la prestation voulue, votre commune et le rayon de recherche maximale. Ce moteur de recherche vous indiquera les premières disponibilités dans les communes avoisinantes qui utilisent SynBird.
400 DR avec le plan d’urgence du gouvernement
Pour réduire les délais de délivrance des passeports et des cartes nationales d’identité rallongés, le gouvernement a dévoilé ce printemps 2022 un « plan d’urgence ». 400 nouveaux dispositifs de recueil de demandes de titres seront installés pour l’été, notamment dans les communes surchargées. Ces communes devraient élargir également les horaires d’ouverture au public des services en charge des titres d’identité.
L’ANTS dévoilera son catalogue des meilleures solutions de gestion de rendez-vous très prochainement, dans lequel nous sommes inscrits.
Source: https://www.banquedesterritoires.fr/titres-didentite-le-gouvernement-sattaque-la-hausse-des-delais-dinstruction
Si vous avez d’autres bonnes pratiques pour faciliter la pénurie de créneaux et la gestion des rendez-vous, envoyez-les nous et nous les partagerons !
