logiciel mairie et collectivité

Les bénéfices d’une solution logicielle pour les mairies et les collectivités

Grâce aux différentes évolutions réalisées par notre équipe technique et à la co-construction avec les collectivités partenaires, notre outil logiciel pour mairies et collectivités devient une plateforme complète pour gérer votre relation à l’usager. 

Prise de rendez-vous hybride : en ligne, au téléphone ou à l’accueil

Combinez les modes de prise de rendez-vous pour les adeptes du numérique et ceux qui le sont moins.

Découvrez les mairies qui ont adopté la solution

Messages de confirmation et rappel SMS

Adieu les rendez-vous non honorés et bonjour les rendez-vous bien préparés avec la synthèse de rendez-vous, les pièces à apporter listées et le message de rappel.

Démarches personnalisées avec vos scénarios

Créez en illimité des scénarios adaptés pour chaque prestation. Ils permettent des prises de rendez-vous simples, rapides et intuitives pour vous, pour les usagers. NOUVEAU : gestion du courrier et démarches en ligne sur SynBird !

Agendas partagés et instantanés

En back-office, les agents ont un accès personnel aux agendas mutualisés avec des droits qui leurs sont attribués. La communication entre vos équipes et entre les services devient plus facile.

L’agenda en ligne permet aux agents de créer ou de déplacer des rendez-vous sans avoir besoin de rafraîchir la page. Vous évitez les doublons avec les usagers qui réservent aussi en ligne grâce au temps réel et à la technologie React utilisée par Facebook.

Des options fines pour le paramétrage

La priorisation de créneaux

Ce paramétrage permet de prioriser des situations de manière récurrente ou exceptionnelle dans vos plannings de rendez-vous. À vous d’imaginer les créneaux prioritaires les plus pertinents pour gérer le flux sur la semaine.

• les mineurs le mercredi après midi
• les personnes âgées la semaine plutôt que le week-end
• les femmes enceintes
• les personnes à mobilité réduite
• les usagers qui font une pré demande
• les habitants de votre commune
• les élus

Le blacklistage

Ce paramétrage bloque la prise de rendez-vous en ligne aux usagers abusifs qui ne se présentent pas aux rendez-vous. Il peut être automatique ou manuel.

Gestion d’accueil maîtrisée avec ou sans matériel

Notre solution de file d’attente avec ou sans rendez-vous permet de comptabiliser les entrants et de monitorer votre activité.

Des bornes d’entrée, bornes de comptoir à QR code dynamique, écrans d’affichage, machine à tickets, en option, peuvent accueillir les usagers. Ils réduisent davantage la frustration et permettent de situer leur attente.

Enquête de satisfaction automatisée

Une enquête de satisfaction peut être envoyée une fois le rendez-vous honoré. Vous accédez au rapport pour prendre connaissance des résultats et optimiser l’accueil.

Recueil des données personnelles par consentement à chaque démarche

L’utilisation innovante du RGPD propose de demander l’accord de consentement à recevoir des communications de votre part après confirmation de chaque démarche.

Que ce soit pour votre newsletter mensuelle, le planning culturel ou l’alerte canicule … L’usager est invité à cocher si oui ou non ils souhaitent intégrer vos listes d’envoi.

Monitoring de votre activité et statistiques exportables

Sur place ou à distance, des statistiques sont enregistrées, consultables et exportables à tout moment. Vous recueillez des indicateurs de qualité qui vous permettent d’analyser votre activité et prétendre à l’obtention de labels et certifications.

Visualisez combien de rendez-vous ont été réservés pour le mois à venir, combien de rendez-vous ont été pris en ligne ou directement auprès de vous. Découvrez aussi qui est en salle d’attente et en rendez-vous depuis vos postes.