SynBird Afspraken
Online afspraken software voor gemeenten en publieke organisaties
Met SynBird kunnen inwoners 24/7 online een afspraak maken bij uw gemeente, terwijl afspraken via de balie en de telefoon gewoon mogelijk blijven. U centraliseert alle afspraakverzoeken, automatiseert bevestigingen en herinneringen en geeft uw medewerkers volledig overzicht over hun agenda’s.
SynBird Afspraken
Het afsprakensysteem dat 24/7 beschikbaar is voor inwoners én medewerkers.
Een toegankelijkere dienstverlening
Inwoners maken dag en nacht online een afspraak via uw eigen website. Wie liever belt of langskomt aan de balie, kan daar nog steeds terecht.
Een afspraak die bij de vraag past
Aan de hand van een reeks vragen wordt de inwoner naar het juiste product en tijdslot geleid, en ontvangt hij een bevestiging die is afgestemd op zijn situatie.
Meer rust in het dagelijkse werk
Automatische herinneringen zorgen voor minder vergeten afspraken. Zo houden uw medewerkers meer tijd over voor het eigenlijke contact met de inwoner.
- Meerdere kanalen
- Balie
- Website
- Telefoon
Stap 1
Alle afspraakverzoeken centraliseren
SynBird Afspraken maakt online afspraak maken 24/7 mogelijk, zonder dat inwoners de mogelijkheid verliezen om telefonisch of aan de balie een afspraak in te plannen.
Inwoners en medewerkers gebruiken dezelfde afspraakscenario’s: de inwoner via de widget op uw website, de medewerker via de agenda in SynBird bij een verzoek per telefoon of aan de balie.
- Doorlopen van het scenario
- Keuze van het tijdslot
- Invullen van contactgegevens
Stap 2
Het afspraakproces stap voor stap begeleiden
Een reeks vragen en informatieschermen bereidt de afspraak voor, zowel voor de inwoner als voor de medewerker.
Het scenario toont automatisch de tijdslots die passen bij het profiel van de inwoner. Dankzij de verzamelde gegevens is de afspraak beter voorbereid.
- Verificatie
- Sms
- Inwonersaccount
Stap 3
De identiteit van de inwoner veilig controleren
De inwoner ontvangt een bevestigingscode die hij moet invoeren om zijn identiteit te bevestigen.
Elke aanvrager wordt geverifieerd. Zo is de toegang tot het dossier beveiligd.
- Controle en bevestiging
- Melding per e-mail of sms
- Gegevens van de afspraak
- Wijzigen en annuleren
- Lijst van mee te brengen documenten
Stap 4
De inwoner automatisch bevestigen en informeren
Op een overzichtsscherm controleert de inwoner de ingevulde gegevens en bevestigt hij de afspraak. Daarna ontvangt hij automatisch een bericht waarmee hij zijn afspraak kan inzien, wijzigen of annuleren.
De inwoner houdt overzicht over zijn afspraak en kan die zelfstandig aanpassen.
- Herinnering per e-mail en/of sms
Stap 5
Minder no-shows dankzij herinneringen
Volgens de instellingen in uw SynBird-account ontvangt de inwoner automatisch een herinnering.
Medewerkers zien in het systeem de planning en de berichten die naar inwoners zijn verstuurd, inclusief de gevraagde documenten. Zo ontvangen zij elke inwoner goed voorbereid.
Er worden minder afspraken gemist en de inwoner weet per profiel precies welke documenten hij moet meebrengen.
De belangrijkste kenmerken van het afsprakensysteem van SynBird
Neem contact opOnze software voor online afspraken maakt deel uit van een complete suite die het contact tussen inwoners en overheid eenvoudiger maakt.
- Maatwerk
om voorwaarden, regels en prioriteiten in te stellen voor verschillende doelgroepen en periodes.
- Inzicht in uw dienstverlening
met gedetailleerde statistieken, zoals het aantal afspraken per onderwerp of het percentage niet-nagekomen afspraken.
- Overzichtelijke agenda
met filters, iconen en kleurthema’s zodat iedere medewerker de weergave krijgt die bij zijn werk past.
Veelgestelde vragen over online afspraken bij gemeenten
Welke software is geschikt om afspraken bij een gemeente te beheren?
SynBird Afspraken is SaaS-software waarmee gemeenten en publieke organisaties online afspraken voor al hun dienstverleningsproducten beheren.
Inwoners maken 24/7 een afspraak via de website, terwijl medewerkers telefonische en balieafspraken in dezelfde agenda plannen. Dat vermindert het aantal telefoontjes en verbetert de dienstverlening aan de balie.
Hoe beheert een gemeente afspraken efficiënt?
Een gemeente beheert afspraken efficiënt door alle agenda’s te centraliseren en bevestigingen en herinneringen te automatiseren.
SynBird Afspraken bundelt alle kanalen in één systeem, vermindert no-shows met herinneringen per e-mail en sms en geeft medewerkers realtime overzicht over hun planning.
Welke functies heeft een afsprakensysteem voor gemeenten?
Een afsprakensysteem voor gemeenten biedt online afspraak maken, gedeelde agenda’s, automatische herinneringen per e-mail of sms, beheer van afspraakonderwerpen en capaciteit, en statistieken.
SynBird Afspraken biedt al deze functies en daarnaast formulieren met voorwaardelijke vragen, zodat elke inwoner automatisch naar de juiste afspraak wordt geleid en de juiste gegevens worden verzameld.
Waar worden de gegevens van SynBird Afspraken opgeslagen?
De gegevens worden in Frankrijk gehost bij OVH, in een SecNumCloud-gekwalificeerd datacenter.
SynBird voldoet aan de AVG (GDPR) en is ISO 27001-gecertificeerd voor informatiebeveiliging.
SynBird Afspraken
SynBird Afspraken is een afsprakensysteem dat 24/7 beschikbaar is voor inwoners en medewerkers. De oplossing is volledig configureerbaar en integreert in elke website, zodat online afspraak maken en het beheer van agenda’s eenvoudig worden.
