La solution SaaS de gestion des agendas et rendez-vous en ligne par SynBird
Logiciel de gestion des agendas, rendez-vous pour les mairies et collectivités
SynBird simplifie la prise de RDV en ligne, optimise la gestion des agendas et réduit les absences. La solution centralise les demandes de rendez-vous des usagers, automatise les rappels et aide les agents à piloter efficacement leurs agendas au quotidien.
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sur votre secteur
SynBird Rendez-vous
SynBird RDV, l'outil de planification des rendez-vous accessible 24/7 pour les usagers et les agents
Pour un service plus accessible
La prise de rendez-vous devient possible 7j/7 et 24/24 sur le site internet souhaité tout en restant disponible à l’accueil et au téléphone.
Pour une prise de rendez-vous scénarisée
Les utilisateurs sont orientés au fil des questions posées et reçoivent des confirmations adaptées à leur cas.
Pour un quotidien plus serein
Grâce aux rappels automatiques, les oublis sont réduits. Un gain de temps pour se concentrer sur la relation à l'usager.
- Demandes multi-canal
- Physique
- Site web
- Téléphone
Etape 1
Centraliser les demandes de rendez-vous
SynBird Rendez-vous simplifie la prise de rendez-vous en la rendant disponible en ligne 24/7, tout en maintenant la possibilité de réserver par téléphone ou en personne à l’accueil.
Usagers et agents accèdent aux scénarios de prise de rendez-vous en ligne. L’usager, directement sur le site internet via le widget et l’agent via l’agenda sur sa session SynBird pour une demande par téléphone ou sur place.
- Déroulé du scénario
- Choix du créneau
- Renseignement des coordonnées
Etape 2
Scénariser la prise de rendez-vous
Une succession de questions et d’informations s’affiche afin d’anticiper le rendez-vous physique pour l’usager ET pour l’agent.
Le scénario propose automatiquement les créneaux appropriés au profil de l’usager. La préparation du rendez-vous est facilitée par les informations récoltées.
- Authentification
- SMS
- Mails
- Compte usager
Etape 3
Sécuriser l’identification de l’usager
Un code de confirmation à recopier est envoyé à l’usager pour contrôler son identité.
Les individus sont authentifiés. La manipulation sécurise l’accès au dossier.
- Relecture et validation
- Notification par mails ou SMS
- Informations du rendez-vous
- Annulation et modification
- Liste des pièces justificatives
Etape 4
Confirmer et notifier automatiquement l'usager
Un écran permet de relire les champs et options renseignés puis de confirmer sa prise de rendez-vous. Grâce à notre outil, un message est envoyé à l’usager. Il pourra accéder aux informations, modifier ou annuler son rendez-vous.
L’usager garde la visibilité sur son rendez-vous et peut être autonome pour le modifier.
Le back office SynBird devient le CRM des agents où retrouver facilement une fiche contact ou encore la traçabilité des opérations externes et internes.
Les paramétrages précis permettent d’adapter l’outil aux réalités du terrain. Vous pouvez définir la temporalité des disponibilités, le délai maximum d’annulation, et ouvrir des créneaux spécifiques pour les urgences ou pour des profils spécifiques.
- Rappel du rendez-vous par mails et/ou SMS
Etape 5
Réduire les absences grâce aux rappels
Une notification est envoyée automatiquement à l’usager selon les paramètres enregistrés dans votre compte SynBird.
Les rendez-vous manqués diminuent et les pièces à apporter sont communiquées en fonction du profil.
Depuis l’outil, les agents ont la vue sur le planning et ont accès aux mails envoyés aux usagers. Ils connaissent l’ensemble des pièces justificatives demandées à l’usager. Ainsi, les agents accueillent les usagers en toute connaissance de cause.
Une mairie qui optimise ses rendez-vous avec SynBird
La mairie d’Épernay utilise SynBird Rendez-vous pour centraliser les prises de rendez-vous, mieux organiser les agendas de ses agents et fluidifier l’accueil des usagers. La mise en place de la solution a notamment permis de réduire les appels, de mieux préparer les rendez-vous et de diminuer les dossiers incomplets.
Découvrir le cas client de la mairie d’ÉpernayFAQ sur la prise de rendez-vous en collectivité
Quel logiciel choisir pour gérer les rendez-vous en mairie et dans une collectivité ?
SynBird Rendez-vous permet aux collectivités de gérer les prises de rendez-vous en ligne pour les services municipaux et administratifs. La solution facilite l’organisation des agendas, réduit les appels téléphoniques et améliore l’accueil des usagers grâce à une réservation accessible 24h/24.
Comment gérer efficacement les prises de rendez-vous dans une collectivité ?
Pour gérer efficacement les rendez-vous, une collectivité doit centraliser les agendas, automatiser les confirmations et fluidifier l’accueil des usagers. SynBird Rendez-vous simplifie la gestion des créneaux, limite les oublis grâce aux rappels automatiques et offre une meilleure visibilité aux agents territoriaux.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de prise de rendez-vous pour les collectivités ?
Un logiciel de prise de rendez-vous permet généralement la réservation en ligne, la gestion des agendas partagés, les rappels automatiques par email ou SMS, la gestion des motifs de rendez-vous, des quotas et des statistiques de fréquentation. SynBird Rendez-vous propose l’ensemble de ces fonctionnalités dans une solution adaptée aux besoins des collectivités et des mairies.
SynBird Rendez-vous permet également de créer des formulaires avec des questions conditionnelles afin d’orienter automatiquement le parcours de l’usager et de collecter les informations adaptées à chaque situation ou type de demande.
SYNBIRD RENDEZ-VOUS
SynBird Rendez-vous offre un service de planification des rendez-vous accessible 24/7 pour les usagers et les agents. Une solution entièrement personnalisable qui s'intègre dans tous les environnement web pour faciliter la prise et la gestion des rendez-vous.
Les points clés de la solution de gestion d'agenda et prise de RDV SynBird
Notre solution de RDV en ligne s’intègre dans une suite complète de solutions pour simplifier la relation usager.
- Sûr-mesure pour créer des conditions et octroyer des règles et des priorités à différents types d’usagers sur des périodes données.
- Suivi d'activité avec des statistiques détaillées pour suivre le nombre de rendez-vous par motifs ou encore le taux de rendez-vous non-honorés.
- Agenda ergonomique grâce aux fonctionnalités de personnalisation, incluant des filtres, icônes et thèmes couleurs pour un affichage adapté et visuel.
SynBird, une plateforme tout-en-un pour gérer la relation citoyen
L’ensemble de vos services citoyens sur une plateforme unique.
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Prise de rendez-vous intelligente avec créneaux adaptés au profil usager, gestion des doublons et rappels email/SMS.
Découvrir SynBird Rendez-vous -
Organisation des flux visiteurs et gestion des files d’attente, avec affichage dynamique et équipements interactifs.
Découvrir SynBird Accueil -
Centralisation et traitement des démarches en ligne, suivi en temps réel par les agents.
Découvrir SynBird Démarches -
Réservation et gestion des salles et équipements, avec suivi de la facturation et génération de documents.
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Formulaires d’inscription en ligne personnalisables avec gestion des créneaux, quotas et paiements.
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