La solution SaaS de gestion des agendas et rendez-vous en ligne par SynBird
Outil logiciel de gestion des
agendas et rendez-vous
#experienceusagers #gaindetemps #efficaciteadministrative
sur votre secteur
SynBird Agendas & RDVs
Le service de planification des rendez-vous accessible 24/7 pour les usagers et les agents
Demandes multi-canal
Physique
Site web
Téléphone
Usagers et agents accèdent aux scénarios de prise de rendez-vous en ligne. L’usager, directement sur le site internet via le widget et l’agent via l’agenda sur sa session SynBird pour une demande par téléphone ou sur place.
Etape 1
Besoin d'un
rendez-vous
SynBird Agendas & RDVs simplifie la prise de rendez-vous en la rendant disponible en ligne 24/7, tout en maintenant la possibilité de réserver par téléphone ou en personne à l’accueil.
Déroulé du scénario
Choix du créneau
Renseignement des coordonnées
Il suffit de dérouler les étapes du scénario et de choisir un créneau parmi les disponibilités qui s’accordent avec la demande, selon le motif et le nombre de personnes concernées puis de confirmer le rendez-vous.
Etape 2
Prise de
rendez-vous
Une succession de questions et d’informations s’affiche afin d’anticiper le rendez-vous physique pour l’usager ET pour l’agent.
Le scénario propose automatiquement les créneaux appropriés au profil de l’usager. La préparation du rendez-vous est facilitée par les informations récoltées.
Authentification
SMS
Mails
Compte usager
L’usager reçoit un code de confirmation à entrer pour confirmer sa demande et s’assurer de son identité.
Etape 3
Identification
Un code de confirmation à recopier est envoyé à l’usager pour contrôler son identité.
Les individus sont authentifiés. La manipulation sécurise l’accès au dossier.
Relecture et validation
Mails
ou
SMS
- Informations du rendez-vous
- Annulation et modification
- Liste des pièces justificatives
Notification
Après relecture, identification et validation de la prise de rendez-vous, l’usager reçoit un message de confirmation spécifique où il retrouve toutes les informations importantes, l’heure, la date et le lieu du rendez-vous. Il peut annuler et modifier ce rendez-vous en autonomie.
Le back office SynBird devient le CRM des agents où retrouver facilement une fiche contact ou encore la traçabilité des opérations externes et internes.
Les paramétrages précis permettent d’adapter l’outil aux réalités du terrain. Vous pouvez définir la temporalité des disponibilités, le délai maximum d’annulation, et ouvrir des créneaux spécifiques pour les urgences ou pour des profils spécifiques.
Etape 4
Confirmation
Un écran permet de relire les champs et options renseignés puis de confirmer sa prise de rendez-vous. Un message est envoyé à l’usager. Il pourra accéder aux informations, modifier ou annuler son rendez-vous.
L’usager garde la visibilité sur son rendez-vous et peut être autonome pour le modifier.
Rappel du rendez-vous par :
Mails
et/ou
SMS
L’envoi d’un SMS et/ou d’un e-mail est programmé avant le rendez-vous. L’usager pourra depuis un lien cliquable le modifier ou l’annuler et prendre connaissance une nouvelle fois des pièces à apporter, de la date, de l’heure et du lieu du rendez-vous.
Les agents ont la vue sur le planning et ont accès aux mails envoyés aux usagers. Ils connaissent l’ensemble des pièces justificatives demandées à l’usager. Ainsi, les agents accueillent les usagers en toute connaissance de cause.
Etape 5
Rappel
Une notification est envoyée automatiquement à l’usager selon les paramètres enregistrés dans votre compte SynBird.
Les rendez-vous manqués diminuent et les pièces à apporter sont communiquées en fonction du profil.
SYNBIRD AGENDAS & RDVS
SynBird Agendas & RDVs offre un service de planification des rendez-vous accessible 24/7 pour les usagers et les agents. Un module entièrement personnalisable qui s'intègre dans tous les environnement web pour faciliter la prise et la gestion des rendez-vous.
Atouts
Les points à retenir
Tout ce qu'il faut retenir du module.
Sûr-mesure
pour créer des conditions et octroyer des règles et des priorités à différents types d’usagers sur des périodes données.
Suivi d'activité
avec des statistiques détaillées pour suivre le nombre de rendez-vous par motifs ou encore le taux de rendez-vous non-honorés.
Agenda ergonomique
grâce aux fonctionnalités de personnalisation, incluant des filtres, icônes et thèmes couleurs pour un affichage adapté et visuel.
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Plusieurs outils sur une seule plateforme
