FAQ SynBird : vos questions sur la gestion de la relation usager
Retrouvez les réponses aux questions fréquentes sur les logiciels SynBird dédiés aux mairies et collectivités : prise de rendez-vous en ligne, gestion des files d’attente et de l’accueil, démarches en ligne, réservation de salles et équipements, inscriptions aux événements municipaux et gestion de la relation usager.
Tout savoir sur SynBird
SynBird est une suite logicielle tout-en-un conçue pour faciliter les relations avec les usagers, simplifier les prises de rendez-vous, la réservation de salles, et améliorer l'accueil physique au sein des collectivités et des établissements de santé.
SynBird améliore l'efficacité administrative en automatisant la gestion des rendez-vous et des réservations, optimise l'utilisation des ressources, notifie les temps d'attente des usagers, et améliore la communication et la transparence. Il offre également des fonctionnalités de personnalisation et de création de règles spécifiques pour répondre aux besoins uniques des utilisateurs.
Oui, SynBird permet de définir des conditions et des règles pour différents types d'usagers sur des périodes spécifiques, comme donner la priorité de rendez-vous aux mineurs le mercredi. Cela permet de mieux répondre aux besoins spécifiques de chaque groupe d'usagers.
Oui, SynBird respecte les normes de sécurité les plus strictes, incluant le chiffrement des données et la conformité au RGPD. Nous nous assurons que les informations sensibles des usagers soient protégées. Elles sont hébergées dans un cloud hautement sécurisé qualifié SecNumCloud et HDS. Retrouvez nos engagements sur la page d'accueil.
SynBird est conçu pour s'intégrer facilement avec les systèmes existants tels que les CRM, les outils de gestion des ressources et les systèmes de messagerie électronique grâce à des API robustes, assurant une compatibilité et une intégration fluide.
Les coûts varient en fonction de la taille de votre entité et des fonctionnalités requises. Nous offrons des options tarifaires flexibles qui s'adaptent à vos besoins spécifiques. Pour un devis détaillé, veuillez nous contacter directement.
SynBird offre un support technique réactif et compétent du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30. Vous pouvez nous contacter par téléphone ou via notre portail de support en ligne pour toute assistance nécessaire. Plus d'informations dans savoir-faire.
Oui, SynBird est compatible avec les principaux systèmes d'exploitation et peut être utilisé sur ordinateurs, tablettes et smartphones grâce à son design responsive. Cela permet à l'ensemble des utilisateurs d'accéder aux services et aux informations nécessaires à tout moment et en tout lieu.
Vos questions sur la gestion de la relation usager
Un logiciel de gestion de la relation usager permet aux collectivités et services publics de simplifier et centraliser les échanges avec les citoyens. Il peut regrouper plusieurs services : prise de rendez-vous en ligne, gestion de l’accueil et des files d’attente, démarches dématérialisées, réservations de salles ou d’équipements et inscriptions en ligne. L’objectif est de faciliter les démarches des usagers tout en donnant aux agents des outils pour mieux organiser, suivre et traiter les demandes.
Améliorer la relation usager consiste notamment à faciliter l’accès aux services publics et à simplifier le parcours des citoyens. Une collectivité peut proposer la prise de rendez-vous en ligne, dématérialiser certaines démarches, mieux organiser l’accueil physique ou encore permettre la réservation en ligne de salles et d’équipements. La centralisation de ces services permet également aux agents de disposer d’une meilleure visibilité sur les demandes et de réduire certaines tâches administratives répétitives.
La prise de rendez-vous en ligne permet aux usagers de choisir eux-mêmes un créneau disponible pour effectuer une démarche en mairie. La collectivité définit les motifs de rendez-vous, les disponibilités des services et des agents, la durée des créneaux et les éventuelles consignes à respecter. Des confirmations et rappels par email ou SMS peuvent également être envoyés afin de limiter les rendez-vous oubliés et de fluidifier l’organisation des services.
Pour réduire les files d’attente, un service public peut mieux répartir les flux entre usagers avec et sans rendez-vous et organiser l’accueil en fonction des différents motifs de visite. Une solution de gestion des files d’attente permet notamment d’orienter les usagers dès leur arrivée, de gérer leur ordre de passage et de suivre en temps réel l’affluence et les temps d’attente. Ces données permettent ensuite d’adapter l’organisation de l’accueil aux périodes les plus fréquentées.
Un logiciel de réservation de salles municipales permet de centraliser les disponibilités, les demandes et les réservations des différents équipements d’une collectivité. Les usagers, associations ou agents peuvent consulter les créneaux disponibles et effectuer une demande de réservation en ligne. La collectivité peut définir ses propres règles d’utilisation, tarifs et conditions de réservation. La centralisation du planning facilite également la gestion de plusieurs salles et contribue à éviter les conflits ou doubles réservations.
La dématérialisation permet aux usagers d'effectuer certaines démarches en ligne sans avoir à se déplacer ou à transmettre systématiquement des documents papier. La collectivité peut créer des formulaires adaptés à chaque démarche, demander des pièces justificatives et organiser le traitement des demandes par ses services. L’objectif est de proposer un parcours plus simple aux usagers tout en facilitant le suivi et le traitement administratif des dossiers par les agents.
Une plateforme d’inscription en ligne permet de centraliser les inscriptions aux activités, ateliers, événements ou services proposés par une collectivité. Les usagers peuvent consulter les activités disponibles, compléter un formulaire et choisir un créneau lorsque cela est nécessaire. La collectivité peut gérer les capacités d’accueil, les quotas, les listes d’attente et le suivi des participants. Elle dispose ainsi d’une vision actualisée des inscriptions tout en réduisant les traitements manuels réalisés par les agents.
