centralisez, traitez et simplifiez toutes les démarches avec SynBird
Logiciel de gestion
de la relation usager
Les collectivités simplifient le traitement des dossiers, fluidifient les échanges entre services et offrent aux citoyens un accès clair et moderne à leurs démarches en ligne.
sur votre secteur
Le logiciel GRU facile
La suite SaaS SynBird facilite la gestion de la relation usager en simplifiant les échanges avec les publics et en contribuant à une meilleure qualité de service. L’objectif : une relation usager optimisée et plus fluide.
Simplifiez et professionnalisez la gestion de la relation usager
La solution de GRU par SynBird permet aux collectivités, établissements publics et structures privées de centraliser et fluidifier tous les échanges avec leurs usagers. En automatisant les étapes clés du traitement des demandes — de la prise de rendez-vous à la gestion des dossiers en ligne — SynBird améliore la réactivité des services, tout en offrant une expérience usager claire, accessible et moderne. Grâce à un back-office collaboratif et des workflows personnalisables, les équipes gagnent en efficacité et assurent un suivi précis, traçable et coordonné. À noter que 71% des Français ont déjà effectué une démarche administrative en ligne, selon le baromètre du numérique, ce qui témoigne de la demande croissante pour des solutions numériques efficaces et accessibles.
Dépôt d'un formulaire
Avec
ou
sans
Pièce jointe
Géolocalisation
Agents ou usagers déposent un dossier dans l’outil en suivant les étapes du scénario concerné (avec pièces jointes, localisation, informations à renseigner etc).
Les démarches accessibles en ligne s’intègrent dans votre environnement numérique pour simplifier l’expérience usagers.
Etape 1
Saisie d’une démarche en ligne par l’usager
Chaque démarche usager est déposée via formulaire. Il fait l’objet d’un dossier qui est centralisée dans notre outil.
Un canal unique pour gérer l’ensemble des demandes. Le dépôt des pièces jointes et la géolocalisation d’un incident simplifient et fluidifient le traitement.
Création d'une démarche
Analyse de la démarche
Echanges internes et/ou externes
Possibilité de proposer un RDV
Les démarches ainsi créées sont rassemblées dans le back-office SynBird.
1 démarche = 1 dossier.
Un dossier contient l’ensemble de son cheminement depuis sa réception, incluant à la fois le parcours interne (entre les services) et externe (relation avec l’usager). Cela garantit une traçabilité complète des échanges et des flux de données.
Etape 2
Instruction et traitement collaboratif des démarches
Le module permet un travail collaboratif avec des échanges intra ou inter services, mais également externes avec les usagers.
Le paramétrage d’un logigramme permet d’éviter les erreurs d’affectation de service et les dossiers égarés, tout en réduisant les délais de traitement.
Validation de la démarche
Edition de documents = attestation, convention
Clôture de la démarche
Envoi de la réponse = mail ou courrier papier
Une fois la demande prise en charge et la réponse donnée, le dossier peut être clôturé dans notre outil.
Il est très simple de suivre les dépôts des démarches au sein des dossiers. Hautement personnalisable, un code couleur peut être préalablement défini par exemple en fonction du motif de la démarche.
Etape 3
Réponse à l’usager et suivi de la démarche
Des modèles de courriers et d’attestations, incluant les en-têtes et formats prédéfinis, peuvent être intégrés pour l’expédition par e-mail. De plus, un rendez-vous peut être annexé au dossier.
En quelques clics, il est possible de formuler une réponse à un dossier entrant ou de proposer un rendez-vous. Tous les échanges se font en temps réel dans SynBird.
Création de tableaux de bord
Des statistiques peuvent être réalisées et des tableaux de bord créés sur- mesure.
Etape 4
Statistiques et pilotage des démarches administratives
Grâce à la dimension statistiques de l’outil il est possible de suivre des indicateurs de mesure de performance.
Les statistiques vous permettent de piloter au mieux votre activité et de suivre le volume de démarches à traiter et déjà traitées, les motifs récurrents, le délai moyen de traitement…
LA SUITE
SYNBIRD
✔ Moins de mails, appels ou courriers à traiter manuellement
✔ Une meilleure lisibilité de l’activité quotidienne
✔ Des usagers plus satisfaits, mieux informés
✔ Des agents qui gagnent en efficacité et en sérénité
Atouts de la solution
Les points à retenir
Démarches en ligne personnalisables
Créez des formulaires GRU adaptés à vos services pour fluidifier les parcours usagers et traiter les demandes à tout moment, 24/7.
Prises de rendez-vous intelligentes
Organisez les plannings des agents et automatisez les rappels et confirmations.
Automatisation des logigrammes et workflows
Coordonnez les équipes via des processus clairs, partagés et traçables qui font gagner du temps.
