centralisez, traitez et simplifiez toutes les démarches avec SynBird

Logiciel de gestion
de la relation usager

Le logiciel GRU qui centralise les démarches administratives et facilite la gestion de la relation usager.
Les collectivités simplifient le traitement des dossiers, fluidifient les échanges entre services et offrent aux citoyens un accès clair et moderne à leurs démarches en ligne.

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Le logiciel GRU pour les collectivités

La suite SaaS SynBird facilite la gestion de la relation usager en simplifiant les échanges avec les publics et en contribuant à une meilleure qualité de service. L’objectif : une relation usager optimisée et plus fluide.

  • Pour digitaliser les démarches en toute simplicité

    Créez des formulaires en ligne, gérez des scénarios de traitement, accompagnez l’usager de bout en bout.

  • Pour améliorer la qualité du service rendu

    Une interface claire, des outils d’échange intégrés, et une centralisation de toutes les demandes GRU.

  • Pour renforcer la coordination interne

    Affectation automatique des dossiers, tâches collaboratives, commentaires internes, suivi des actions.

  1. Dépôt d'un formulaire
  2. Avec ou sans
  3. Pièce jointe
  4. Géolocalisation
illustration démarches en ligne pour usager par SynBird

Agents ou usagers déposent un dossier dans l’outil en suivant les étapes du scénario concerné (avec pièces jointes, localisation, informations à renseigner etc).

Les démarches accessibles en ligne s’intègrent dans votre environnement numérique pour simplifier l’expérience usagers.

Etape 1

Saisie d’une démarche en ligne par l’usager

Chaque démarche usager est déposée via formulaire. Il fait l’objet d’un dossier qui est centralisée dans notre outil.

Gain

Un canal unique pour gérer l’ensemble des demandes. Le dépôt des pièces jointes et la géolocalisation d’un incident simplifient et fluidifient le traitement.

Accéder à notre site de démonstration
  1. Création d'une démarche
  2. Analyse de la démarche
  3. Echanges internes et/ou externes
  4. Possibilité de proposer un RDV
illustration de la solution de démarches en ligne SynBirdillustration démarche prise de rdv en ligne SynBird

Les démarches ainsi créées sont rassemblées dans le back-office SynBird.
1 démarche = 1 dossier.

Les demandes peuvent être transmises au service concerné, tandis que des boutons d’action permettent de gérer à la fois les affectations des dossiers et leurs états.

Un dossier contient l’ensemble de son cheminement depuis sa réception, incluant à la fois le parcours interne (entre les services) et externe (relation avec l’usager). Cela garantit une traçabilité complète des échanges et des flux de données.

Etape 2

Instruction et traitement collaboratif des démarches

Le module permet un travail collaboratif avec des échanges intra ou inter services, mais également externes avec les usagers.

Gain

Le paramétrage d’un logigramme permet d’éviter les erreurs d’affectation de service et les dossiers égarés, tout en réduisant les délais de traitement.

  1. Validation de la démarche
  2. Edition de documents = attestation, convention
  3. Clôture de la démarche
  4. Envoi de la réponse = mail ou courrier papier
illustration interface réponse email à l'usager depuis l'outil de démarches en ligne

Les réponses à l’usager sont formalisées directement dans le dossier, tandis que l’Intelligence Artificielle aide à formuler et à faciliter ces réponses.

Une fois la demande prise en charge et la réponse donnée, le dossier peut être clôturé dans notre outil.

Il est très simple de suivre les dépôts des démarches au sein des dossiers. Hautement personnalisable, un code couleur peut être préalablement défini par exemple en fonction du motif de la démarche.

Etape 3

Réponse à l’usager et suivi de la démarche

Des modèles de courriers et d’attestations, incluant les en-têtes et formats prédéfinis, peuvent être intégrés pour l’expédition par e-mail. De plus, un rendez-vous peut être annexé au dossier.

Gain

En quelques clics, il est possible de formuler une réponse à un dossier entrant ou de proposer un rendez-vous. Tous les échanges se font en temps réel dans SynBird.

  1. Création de tableaux de bord
illustration des tableaux de bord statistiques de l'outil de démarches en ligne SynBird

Des statistiques peuvent être réalisées et des tableaux de bord créés sur- mesure.

Etape 4

Statistiques et pilotage des démarches administratives

Grâce à la dimension statistiques de l’outil il est possible de suivre des indicateurs de mesure de performance.

Gain

Les statistiques vous permettent de piloter au mieux votre activité et de suivre le volume de démarches à traiter et déjà traitées, les motifs récurrents, le délai moyen de traitement…

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Les solutions GRU SynBird

✔ Moins de mails, appels ou courriers à traiter manuellement
✔ Une meilleure lisibilité de l’activité quotidienne
✔ Des usagers plus satisfaits, mieux informés
✔ Des agents qui gagnent en efficacité et en sérénité

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Atouts de la solution

SynBird, La solution GRU pour les collectivités

Découvrir notre expertise métier

  • Démarches en ligne personnalisables

    Créez des formulaires GRU adaptés à vos services pour fluidifier les parcours usagers et traiter les demandes à tout moment, 24/7.

  • Prises de rendez-vous intelligentes

    Organisez les plannings des agents et automatisez les rappels et confirmations.

  • Automatisation des logigrammes et workflows

    Coordonnez les équipes via des processus clairs, partagés et traçables qui font gagner du temps.

SynBird, une plateforme tout-en-un pour gérer la relation citoyen

L’ensemble de vos services citoyens sur une plateforme unique.

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