LA SOLUTION SAAS DE GESTION DES RESERVATIONS PAR SYNBIRD
Outil logiciel de gestion
de réservation de salles
gère les disponibilités des salles, applique les règles définies et accompagne les agents dans l’organisation des usages au quotidien.
sur votre secteur
SynBird Réservations
L’outil logiciel de réservations de salles et d’espaces qui assure une gestion des disponibilités.
Recherche de salle
Connexion
au compte
optionnel
Choix
du créneau
Remplissage
formulaire
Après avoir sélectionné la salle et le créneau, l’usager remplit le formulaire en suivant les étapes proposées et le valide. C’est ensuite au tour des agents de prendre connaissance du dossier et de le traiter.
Etape 1
Pré-réservation de salle en ligne par l’usager
Dès que le catalogue de réservation de salles est en ligne, l’usager peut le consulter et utiliser des filtres afin de trouver les salles qui correspondent à ses critères de recherche. Les pré-réservations s’enregistrent dans les dossiers du back-office.
Le catalogue fournit une vue complète et détaillée des salles, horaires, équipements, documents, photos et tarifs, optimisant ainsi la transparence et l’efficacité des réservations.
Traitement de la pré-réservation
Transmission documents requis
+
Signature de la convention
Agents et usagers peuvent échanger des documents comme des attestations d’assurance et des titres d’identité. Une fois la décision favorable rendue, l’usager reçoit une convention qu’il peut signer.
Etape 2
Validation et traitement des réservations par l’agent
Les agents retrouvent l’entièreté des dossiers déposés avec les champs sélectionnés, les pièces jointes et l’historique des pré-réservations.
Des boutons d’action et des commentaires peuvent être activés pour faire progresser le dossier.
Paiement
effectué
+
Facture
envoyée
Réservation confirmée
Les locataires peuvent procéder au paiement en ligne sécurisé avec CentralPay. La facture s’édite automatiquement.
Etape 3
Confirmation de la réservation en ligne
Une fois le dossier valide, l’usager peut finaliser sa réservation.
Des modèles d’e-mail préenregistrés et des automatisations facilitent la réponse des agents.
Suivi de la réservation
Accès à la salle
L’heure de la réservation arrivée, l’usager accéde à la salle et un état des lieux peut avoir lieu.
Etape 4
Gestion et suivi de
la réservation jusqu’au jour J
Les factures sont centralisées et des tableaux de bord enrichissent le pilotage administratif.
SYNBIRD RÉSERVATIONS
SynBird Réservations est un outil de réservation de salles innovant pour organiser les réservations des espaces disponibles, qu’il s’agisse de réunions associatives, de conférences ou encore de célébrations.
Atouts de la solution
Les points clés de la solution de réservation
de salles
Notre outil de réservation de salles s’intègre au sein d’une suite complète de solutions pour structurer la gestion des salles, fluidifier les demandes de réservation et améliorer l’expérience des usagers comme des agents.
Pré-réservation simplifiée
grâce à la vitrine en ligne dédiée, l’outil de réservation de salle permet de consulter les disponibilités et d’accéder à des fiches détaillées pour chaque espace, facilitant la pré-réservation en quelques clics.
Traitement efficace
des dossiers complets avec des outils de traitement et de signature électronique intégrés.
Suivi des activités
grâce aux tableaux de bord suivez en temps réel les réservations de salles et le taux d’occupation, avec la possibilité d’exporter vos données.
Paiement en ligne
en quelques clics, directement depuis l’espace personnel, de manière sécurisée.
Une plateforme tout-en-un pour
gérer la relation citoyen
L’ensemble de vos services citoyens sur une plateforme unique.
