SynBird Termine
Software zur Online-Terminvereinbarung für Gemeinden, Städte und Behörden
SynBird vereinfacht die Online-Terminvereinbarung, strukturiert die Terminkalender Ihrer Mitarbeitenden und reduziert nicht wahrgenommene Termine. Die Lösung bündelt alle Terminanfragen der Bürgerinnen und Bürger, versendet automatische Erinnerungen und unterstützt Ihre Teams bei der täglichen Planung.
SynBird Termine
Das Werkzeug zur Terminplanung, das Bürgerinnen und Bürgern sowie Ihren Mitarbeitenden rund um die Uhr zur Verfügung steht
Ein besser erreichbarer Service
Termine lassen sich 24/7 auf Ihrer Website buchen – und weiterhin persönlich am Empfang oder telefonisch.
Eine geführte Terminbuchung
Gezielte Fragen leiten die Bürgerinnen und Bürger zum passenden Anliegen, und jede Bestätigung ist auf ihren Fall zugeschnitten.
Ein entspannterer Arbeitsalltag
Automatische Erinnerungen verringern vergessene Termine. So bleibt mehr Zeit für das persönliche Gespräch.
- Mehrkanal-Anfragen
- Vor Ort
- Website
- Telefon
Schritt 1
Terminanfragen zentral bündeln
SynBird Termine macht die Terminvereinbarung rund um die Uhr online verfügbar – und erhält zugleich die Möglichkeit, Termine telefonisch oder direkt am Empfang zu buchen.
Bürgerinnen und Bürger buchen direkt auf Ihrer Website über das eingebundene Widget, Ihre Mitarbeitenden nutzen bei telefonischen oder persönlichen Anfragen denselben Ablauf im SynBird-Kalender.
- Geführter Ablauf
- Wahl des Zeitfensters
- Eingabe der Kontaktdaten
Schritt 2
Die Terminbuchung als geführten Ablauf gestalten
Eine Abfolge von Fragen und Hinweisen bereitet den Termin vor – für die Bürgerin oder den Bürger ebenso wie für die zuständige Sachbearbeitung.
Der Ablauf schlägt automatisch die passenden Zeitfenster vor. Die gesammelten Angaben erleichtern die Vorbereitung des Termins.
- Verifizierung
- SMS
- Bürgerkonto
Schritt 3
Die Identität sicher prüfen
Zur Überprüfung erhält die Person einen Bestätigungscode, den sie eingeben muss.
Buchende werden verifiziert, der Zugriff auf ihre Daten ist abgesichert.
- Prüfung und Bestätigung
- Benachrichtigung per E-Mail oder SMS
- Termindetails
- Absage und Änderung
- Liste der mitzubringenden Unterlagen
Schritt 4
Automatisch bestätigen und benachrichtigen
Auf einer Übersichtsseite lassen sich alle Angaben prüfen, bevor der Termin bestätigt wird. Anschließend erhält die Person eine Nachricht, über die sie ihren Termin einsehen, ändern oder absagen kann.
Im Backoffice finden Ihre Mitarbeitenden jede Kontaktkarte und die vollständige Nachverfolgung aller Vorgänge. Feine Einstellungen – Buchungsvorlauf, Stornofristen, Sonderzeitfenster für dringende Fälle oder bestimmte Personengruppen – passen das Werkzeug an Ihre Praxis an.
Bürgerinnen und Bürger behalten den Überblick über ihren Termin und können ihn selbstständig ändern.
- Terminerinnerung per E-Mail und/oder SMS
Schritt 5
Nicht wahrgenommene Termine durch Erinnerungen senken
Gemäß den Einstellungen in Ihrem SynBird-Konto wird automatisch eine Erinnerung verschickt.
Weniger versäumte Termine – und die benötigten Unterlagen werden passend zum Anliegen mitgeteilt.
Das Wichtigste zur Online-Terminvereinbarung mit SynBird
Kontakt aufnehmenDie Online-Terminvereinbarung ist Teil einer vollständigen Suite, die den Kontakt zwischen Verwaltung und Bürgerschaft vereinfacht.
- Maßgeschneidert
Regeln, Bedingungen und Prioritäten lassen sich für unterschiedliche Personengruppen und Zeiträume festlegen.
- Auswertungen
Detaillierte Statistiken zeigen die Zahl der Termine je Anliegen und die Quote nicht wahrgenommener Termine.
- Übersichtlicher Kalender
Filter, Symbole und Farbschemata sorgen für eine klare, an Ihre Bedürfnisse angepasste Darstellung.
Häufige Fragen zur Online-Terminvereinbarung in Gemeinden
Welche Software eignet sich für die Online-Terminvereinbarung in Gemeinden und Behörden?
SynBird Termine ist eine SaaS-Lösung, mit der Gemeinden, Städte und Behörden Termine für alle kommunalen Dienstleistungen online vergeben. Sie bündelt die Terminkalender, entlastet das Telefon und ermöglicht Buchungen rund um die Uhr. Die Daten werden in Frankreich in einem SecNumCloud-qualifizierten Rechenzentrum gehostet, DSGVO-konform.
Wie organisiert eine Gemeinde ihre Terminvergabe effizient?
Eine effiziente Terminvergabe beruht auf zentralen Kalendern, automatischen Bestätigungen und Erinnerungen. SynBird Termine vereinfacht die Verwaltung der Zeitfenster, reduziert vergessene Termine durch E-Mail- und SMS-Erinnerungen und verschafft den Mitarbeitenden einen klaren Überblick.
Welche Funktionen bietet eine Software zur Online-Terminvereinbarung?
Typische Funktionen sind Online-Buchung, gemeinsame Kalender, automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS, die Verwaltung von Anliegen und Kontingenten sowie Besucherstatistiken. SynBird Termine vereint all diese Funktionen in einer Lösung für Gemeinden und Behörden.
Zusätzlich lassen sich Formulare mit bedingten Fragen anlegen, die Bürgerinnen und Bürger automatisch zum richtigen Anliegen führen und die jeweils benötigten Angaben erfassen.
SYNBIRD TERMINE
SynBird Termine bietet Bürgerinnen und Bürgern sowie Ihren Mitarbeitenden eine Terminplanung, die rund um die Uhr verfügbar ist. Eine vollständig anpassbare Lösung, die sich in jede Website einbinden lässt.
