Cas client
Réservation de salles municipales : le cas de Plouhinec
Comment la commune de Plouhinec a-t-elle simplifié la réservation en ligne de sa nouvelle salle municipale avec SynBird ?
Secteur
Collectivité
Où
Plouhinec (Morbihan)
Périmètre
Réservation de salle municipale
Services concernés
Vie associative et événementielle, comptabilité, conciergerie
Nombre d'habitants
5 400
Découvrez comment la commune de Plouhinec a mis en place avec SynBird un parcours de réservation en ligne simple et fluide pour son nouvel espace de réception pour les particuliers, tout en facilitant le travail et la coordination entre plusieurs services municipaux.
Pourquoi Plouhinec a modernisé sa gestion de réservation de salles
En 2026, la commune de Plouhinec ouvre un nouvel espace de réception destiné notamment aux événements privés et pouvant accueillir jusqu’à 60 personnes.
Cette ouverture fait apparaître un nouveau besoin pour la collectivité : permettre aux particuliers d’effectuer leurs demandes de réservation facilement en ligne et disposer, côté agents, d’un outil permettant de centraliser et suivre l’ensemble du parcours de réservation.
La commune utilisait déjà une autre solution pour la gestion de certaines salles associatives, mais celle-ci ne répondait pas suffisamment aux besoins spécifiques liés à la location de ce nouvel espace aux particuliers. Plouhinec recherchait donc une solution dédiée, simple à prendre en main et capable d’organiser les différentes étapes de traitement d’une réservation.
Une gestion des réservations de salles simple et partagée entre plusieurs services
Avec SynBird Réservations, la commune de Plouhinec a mis en place un parcours permettant aux particuliers d’effectuer directement leur demande de pré-réservation en ligne.
Une fois la demande enregistrée, les différentes étapes du traitement sont organisées grâce à un workflow adapté au fonctionnement de la collectivité.
Le service vie associative et événementielle peut ainsi suivre les demandes, tandis que les autres intervenants, notamment la comptabilité et la conciergerie, disposent des informations nécessaires pour intervenir au bon moment.
Les modèles de mails et les documents associés au parcours permettent également d’automatiser une partie des échanges avec les usagers et de limiter les tâches répétitives pour les agents.
Pourquoi Plouhinec a choisi SynBird pour la réservation de ses salles ?
Une solution complète adaptée au parcours de réservation
La commune recherchait un outil capable de couvrir les différentes étapes d’une réservation sans multiplier les logiciels ou les traitements manuels. SynBird permet de structurer le parcours depuis la demande effectuée par l’usager jusqu’au suivi administratif de la réservation.
Des workflows pour automatiser les différentes étapes
Les workflows permettent d’organiser précisément le traitement d’une demande : chaque étape est identifiée et les différents services savent quand ils doivent intervenir. Cette organisation apporte davantage de fluidité dans le traitement des réservations et facilite le suivi de chaque dossier.
Un outil partagé entre plusieurs services
La réservation d’une salle ne concerne pas uniquement un service. Vie associative et événementielle, comptabilité et conciergerie peuvent intervenir à différents moments du parcours.
SynBird permet de centraliser les informations et de faciliter cette coordination, sans multiplier les échanges par e-mail.
Un accompagnement personnalisé lors du déploiement
La mise en place du dispositif a également reposé sur un travail de paramétrage en amont.
Accompagnée par Stéphanie, chargée de projet chez SynBird, l’équipe de Plouhinec a pu structurer son workflow, définir les différentes étapes du parcours et préparer les documents et modèles de mails nécessaires.
Une fois cette configuration réalisée, les équipes disposent d’un fonctionnement structuré et simple à utiliser au quotidien.
Ce qui a été apprécié ♥
La fluidité du parcours de réservation
La simplicité et la fluidité du fonctionnement constituent l’un des principaux points forts identifiés par les équipes de Plouhinec. Une fois le parcours configuré, les agents peuvent suivre rapidement l’avancement de chaque demande, identifier les prochaines actions à effectuer et partager facilement les informations entre services.
Cette simplicité d’utilisation facilite également l’appropriation de l’outil par des agents ayant des niveaux d’aisance différents avec les outils numériques. L’accompagnement et la disponibilité du support SynBird ont également été particulièrement appréciés lors de la mise en place du projet.
Comment fonctionne la réservation d’une salle municipale à Plouhinec ?
1. Le particulier effectue sa demande de pré-réservation en ligne.
2. Le service vie associative et événementielle réceptionne le dossier.
3. Le workflow transmet les informations aux services concernés.
4. La comptabilité et la conciergerie interviennent aux étapes prévues.
5. Les échanges et documents sont centralisés dans le dossier de réservation.
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SynBird propose des solutions logicielles dédiées à la gestion des rdvs, des files d’attente, des démarches et des inscriptions en ligne. Une suite complète d’outils conçue pour centraliser les demandes, automatiser les processus et améliorer durablement la relation usager.
Bénéfices
Les bénéfices de la réservation de salle municipale en ligne
La réservation en ligne et l’automatisation d’une partie des échanges réduisent les tâches manuelles et permettent aux équipes de consacrer moins de temps au traitement administratif de chaque demande.
Les particuliers effectuent désormais leurs demandes directement en ligne. Les modèles de mails et les différentes étapes automatisées limitent également la rédaction manuelle de messages par les agents.
Chaque demande suit un parcours défini. Les équipes disposent ainsi d’une meilleure visibilité sur l’état des réservations et sur les actions restant à effectuer.
Les outils de suivi et de visualisation permettent également à la collectivité de mieux comprendre son activité.
Les informations étant centralisées dans SynBird, les différents services concernés peuvent intervenir successivement sur une même réservation sans multiplier les échanges internes.
Une première étape vers davantage de services en ligne
Aujourd’hui, SynBird est utilisé par Plouhinec pour gérer les réservations de leur nouvelle salle avec un parcours de demande réalisé en ligne. La commune envisage déjà de faire évoluer ce fonctionnement, notamment en proposant davantage de créneaux en semaine et en étudiant de nouveaux usages, comme la gestion des réservations liées aux marchés de Noël.
L’arrivée du paiement en ligne constitue également une évolution particulièrement attendue par les équipes. Elle permettra d’aller encore plus loin dans l’automatisation du parcours et de limiter les interventions administratives liées à la facturation et à l’encaissement.
