Cas client
La Commune Nouvelle de Saint-James
Après la mise en place d’un premier outil, comment Saint-James a étendu la digitalisation pour simplifier davantage les démarches usagers ?
Secteur
Mairie
Où
Région de Normandie
Périmètre
Gestion de la relation usager, demandes citoyennes, état civil, urbanisme, CCAS
Nombre
d'agents
70
Nombre d'habitants
5 000
Moderniser la relation usager
Découvrez comment la commune a modernisé sa gestion de la relation usager grâce à plusieurs modules SynBird, avec au cœur du dispositif le module SynBird Démarches : Écrire à la mairie.
Le contexte de la transition
La Commune Nouvelle de Saint-James utilise les outils SynBird depuis 2023, avec un premier déploiement dédié à la prise de rendez-vous. Dans le cadre de la refonte de son site internet en 2025, la mairie a souhaité aller plus loin pour moderniser la relation avec les usagers et améliorer la communication à l’échelle de son territoire. Avant la mise en place de SynBird Démarches, les demandes citoyennes étaient gérées de manière artisanale, via une seule boîte e-mail, avec un traitement manuel par une assistante de direction, sans véritable suivi ni historique. La collectivité s’est donc appuyée sur SynBird pour centraliser les demandes, structurer leur traitement et professionnaliser la gestion de la relation usager.
Une organisation repensée pour professionnaliser le traitement des demandes usagers
L'utilisation de SynBird a permis de mieux répartir le traitement des sollicitations, de sécuriser les réponses et d’améliorer la traçabilité des échanges avec les usagers.
Pourquoi Saint-James a choisi SynBirdpour sa gestion de la relation usager ?
Centraliser les demandes citoyennes
La commune dispose d’une plateforme de gestion de la relation usager permettant de centraliser l’information et d’éviter la dispersion des demandes.
Structurer le traitement des demandes usagers
Le formulaire permet de mieux qualifier les demandes dès leur saisie grâce à une orientation par thématique. Les sollicitations des usagers sont ainsi plus claires, mieux dirigées vers les bons services et plus simples à traiter.
Améliorer le suivi et la traçabilité
L’historique complet facilite le suivi des demandes citoyens, la reprise de dossier, le contrôle des délais et la continuité de service.
Professionnaliser la réponse apportée aux habitants
Chaque service devient acteur de la relation avec les usagers, dans un cadre partagé, avec des délais de réponse mieux maîtrisés et une meilleure coordination interne.
Fonctionnalité préférée ♥
La centralisation des demandes
Avec SynBird, la commune a structuré la gestion des demandes usagers grâce à une centralisation complète, un historique des échanges et un dispatch par 13 thématiques vers les bons services. L’administrateur conserve une vue globale sur l’activité et veille au respect des délais de réponse, pour garantir un suivi plus fiable et une meilleure relation usager.
Découvrir
Une suite logicielle adaptée
Découvrir
Une suite logicielle collectivité adaptée
SynBird propose des solutions logicielles dédiées à la gestion des rdvs, des files d’attente, des démarches et des inscriptions en ligne. Une suite complète d’outils conçue pour centraliser les demandes, automatiser les processus et améliorer durablement la relation usager.
Bénéfices
Les résultats obtenus
La commune estime économiser jusqu’à 1 à 2 journées avant même le traitement opérationnel des demandes, grâce à une meilleure structuration des flux et à la réduction des manipulations manuelles.
La collectivité bénéficie désormais d’une vision globale des demandes, d’une traçabilité complète, d’un meilleur pilotage, et d’une capacité renforcée à ajuster son organisation.
Chaque service prend en charge son périmètre et devient pleinement acteur de la gestion de la relation usager. Cette responsabilisation améliore la coordination interne et clarifie les rôles.
Les réponses sont plus rapides et plus lisibles. Même lorsqu’une réponse définitive ne peut pas être apportée immédiatement, le fait de tenir l’usager informé améliore nettement la perception du service rendu.
La collectivité observe ainsi une progression de la satisfaction usager, liée à une communication plus structurée et à un meilleur suivi.
L’outil est de plus en plus utilisé, avec une adoption croissante par les services et les habitants.
En déployant plusieurs modules SynBird, Saint-James a transformé sa gestion de la relation usager. La collectivité dispose désormais d’un système plus structuré pour centraliser les demandes, suivre les sollicitations citoyennes, améliorer la traçabilité, professionnaliser les réponses et renforcer la satisfaction usager.
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Moderniser la relation usager
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