La solution SaaS de gestion d’accueil et de gestion des files d’attente par SynBird
Outil logiciel de gestion d'accueil
et des files d’attente
SynBird simplifie la gestion de l’accueil grâce à un logiciel de gestion des files d’attente, fluidifie les parcours usagers
et réduit les temps d’attente. La solution organise les arrivées avec ou sans rendez-vous, oriente les usagers et
aide les agents à piloter les flux et l’accueil au quotidien.
sur votre secteur
SynBird Accueil
SynBird est la solution moderne et innovante pour améliorer la gestion des files d'attente, des flux et l'expérience des usagers lors de leur visite
Équipements d’accueil multimédia
pour la gestion des files d’attente
SynBird s’adapte à tous les environnements d’accueil grâce à une solution compatible avec les équipements multimédias : borne interactive, afficheur LED, écran d’accueil et machine à tickets. Chaque installation est personnalisable.
Signal de l'arrivée
Smartphone
Tablette
Borne
Agents
Édition d'un ticket
numérique
Édition d'un
ticket papier
L’agent d’accueil peut ajouter des commentaires dans l’outil pour spécifier des informations sur l’usager. L’agent traitant les voit à l’écran. Et quand il est prêt, il peut appeler l’usager à le rejoindre pour le rendez-vous.
Etape 1
Gérer les arrivées et structurer la file d’attente
Chaque individu, qu’il ait un rendez-vous préalable ou non, doit s’enregistrer pour signaler sa présence. À cet effet, il se voit attribuer un ticket, soit physique soit virtuel, qui confirme son placement dans la file d’attente.
Appel au guichet
Afficheur LED
Bipeur LED
Écran d'accueil
Arrivée au guichet = démarrage du RDV
L’appel de l’usager sera affiché à l’accueil grâce à un écran. L’usager comprendra alors qu’il doit se rendre au guichet indiqué. Cet écran peut diffuser une vidéo, un diaporama et un message d’information.
Une fois l’usager au guichet, l’agent traitant peut démarrer le rendez-vous. Cela actionnera le début du compteur temps et laissera la place à de nouveaux boutons d’actions. La fiche usager s’affiche.
Etape 2
Appeler et orienter les usagers au bon guichet
Lorsque son tour arrive, l’usager est automatiquement appelé au guichet via un afficheur LED, un écran d’accueil ou un signal sonore.
Une fois accueilli, l’agent déclenche le début du rendez-vous depuis l’outil. Chaque étape est enregistrée afin d’assurer un suivi précis et le monitoring de l’activité.
Départ de l'usager = RDV terminé
Appel du prochain usager au guichet
Une fois le rendez-vous traité et achevé, l’agent l’indique sur sa session : rendez-vous terminé.
Etape 3
Réduire les absences grâce aux rappels
A la fin du rendez-vous, l’usager repart. L’agent clot le rendez-vous et l’usager suivant est appelé.
Envoi d'une enquête de satisfaction
Réception des résultats et amélioration continue du service
Le rendez-vous terminé déclanche l’envoi de l’enquête. L’usager pourra donner son avis.
Etape 4
Enquête post-visite
À l’issue de la visite, enquête de satisfaction peut être envoyée automatiquement ou manuellement.
Les résultats visibles dans l’agenda et à l’export permettent d’ajuster la qualité du service et d’identifier les axes d’amélioration.
Questions fréquentes sur la gestion de l’accueil et des files d’attente
SynBird Accueil permet aux collectivités de gérer les files d’attente et l’accueil des usagers depuis une plateforme unique. La solution aide à fluidifier l’accueil en mairie, organiser les passages aux guichets et réduire les temps d’attente grâce à un pilotage en temps réel des flux usagers.
Pour améliorer la gestion de l’accueil, une collectivité doit pouvoir orienter les usagers, suivre les flux en direct et mieux répartir les passages aux guichets. SynBird Accueil facilite l’organisation des services municipaux et de santé grâce à des outils de gestion des files d’attente, d’affichage dynamique et d’appel usager.
Un logiciel de gestion des files d’attente permet généralement la distribution de tickets, l’appel des usagers, l’affichage des files en temps réel, le suivi des temps d’attente et les statistiques de fréquentation. SynBird Accueil propose l’ensemble de ces fonctionnalités dans une solution adaptée aux mairies, collectivités et établissements de santé, avec la possibilité de diffuser des contenus informatifs (messages, images, vidéos) sur les écrans d’attente, ainsi que de paramétrer des seuils d’alertes.
SYNBIRD ACCUEIL
SynBird Accueil est une solution moderne et innovante pour améliorer la gestion des flux et l’expérience des usagers au sein de l’administration publique et des établissements de santé.
Atouts de la solution
Les points clés
de la solution de gestion des files d’attente SynBird
SynBird est une solution de gestion d’accueil et de files d’attente qui s’intègre au sein d’une suite complète de solutions conçues
pour simplifier et améliorer la relation usager.
Gestion optimisée
de l’accueil et des files d’attente grâce aux files virtuelles, à estimation de temps d’attente directement dans la solution.
Personnalisation de l’accueil
grâce à des informations détaillées sur les usagers, permettant d’adapter la prise en charge, d’améliorer l’expérience et de réduire le stress à l’accueil.
SynBird, une plateforme tout-en-un pour gérer la relation citoyen
L’ensemble de vos services citoyens sur une plateforme unique.
