Cas client
La mairie de Bourgoin-Jallieu
Comment la ville de Bourgoin-Jallieu a-t-elle réussi à mettre en place un nouvel outil tout en assurant une transition fluide pour les agents municipaux et les citoyens ?
Secteur
Mairie
Où
Isère
Périmètre
Service
Affaires Générales
Agents utilisateurs
18
Nombre d'habitants
30 000
Accueillir les usagers avec sérénité
Découvrez comment la ville de Bourgoin-Jallieu a intégré un nouvel outil de prise de rendez-vous et de gestion des files d'attente, intuitif et accessible.
Le contexte de la transition
L’ancienne solution utilisée par Bourgoin-Jallieu ne répondait plus pleinement aux besoins de la commune. Sur les recommandations des mairies de L’Isle-d’Abeau et d’Albertville, la ville a choisi un nouveau logiciel en ligne pour gérer les rendez-vous et l'accueil citoyens. Le service Affaires Générales, en charge des titres d’identité, du recensement de la population, de l’accueil, de l’état civil et des élections, a ainsi pu bénéficier d’un nouvel outil numérique.
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Une solution pour une meilleure organisation
Avec SynBird, la mairie de Bourgoin-Jallieu a adopté les modules de prise de rendez-vous et de gestion des files d'attente, jugés plus ergonomiques, modernes et adaptés à leurs exigences. Cette nouvelle organisation a permis une meilleure gestion des flux, optimisant ainsi l’accueil des usagers et facilitant le travail des agents au quotidien.
Pourquoi Bourgoin-Jailleu a choisi SynBird ?
Expertise en gestion de flux
Bénéficier du savoir-faire de l'équipe SynBird et de la solution éprouvée depuis 2019 pour une expérience fluide pour les agents et les usagers.
Simplicité dans l'utilisation
Optimiser l’organisation interne. Chaque agent gère uniquement les tickets relevant de ses compétences, rendant ainsi la gestion des flux plus intuitive et l’organisation interne plus fluide.
Accessibilité et adaptation
Inclure chaque agent. La solution a été pensée pour être accessible à tous, comme le montre l’utilisation simple de SynBird par une agente malvoyante, avec des fonctionnalités d’accessibilité adaptées.
Réactivité de l'équipe
Avoir accès à notre équipe de support et d'accompagnement, disponible et rapide dans le traitement des demandes. Cette disponibilité a renforcé leur confiance et facilité l’adoption du nouveau logiciel.
Fonctionnalité préférée ♥
Pilotage de l'activité
L'onglet pilotage de la file d'attente offre aux administrateurs une vue en temps réel du temps d'attente et de la durée des rendez-vous. Grâce à la fonctionnalité de pilotage et de statistiques, il est possible de différencier le temps d'attente global (depuis l'arrivée de l'usager) du temps de retard après l'heure d'un rendez-vous. Cette distinction facilite la gestion des flux, améliore la réactivité du service et fournit des données précieuses pour optimiser l'organisation de l'accueil. M. Maubert, Responsable du service à Bourgoin-Jallieu apprécie particulièrement cette fonctionnalité, qui permet une gestion plus fluide et réactive des rendez-vous, au bénéfice des agents comme des usagers.
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Une suite logicielle adaptée
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Une suite logicielle adaptée
Bénéfices
Les résultats obtenus
Les flux visiteurs sont désormais mieux organisés, permettant un accueil plus rapide et fluide des usagers.
L'intégration d'indicateurs plus détaillés permet une gestion de l'activité plus précise. La différenciation entre les temps d'attente (avant ou après l'heure du rendez-vous) aide les agents à mieux organiser leur travail, réduisant ainsi le stress et favorisant la gestion sereine des flux.
La fiche des rendez-vous permet de suivre facilement les interactions passées avec les usagers, garantissant une meilleure gestion des demandes et un service plus personnalisé.
La simplicité d’utilisation et la formation claire ont permis une prise en main rapide par les agents, assurant une transition efficace et inclusive.
Le retour des usagers a été largement positif, avec très peu de réclamations ou de problèmes.
